Työkalut & Workflow

Duden käytössä on tietyt fundamentaalit työkalut, joita jokainen Dude käyttää. Osa näistä on päätetty jo yrityksen perustamishetkellä. Näitä voivat olla mm. yhteydenottotavat, pikaviestinsovellukset tai kollaboraatiotyökalut.

backgroundLayer 1

Slack: Firman sisäinen kommunikaatio

Perinteisten face-2-face työkalujen lisäksi kommunikaatiotapana toimii ensisijaisesti Slack siitä syystä, että se on laiteriippumaton, moderni mutta irkkimäinen, helppokäyttöinen, reaaliaikainen ja monipuolinen tapa kommunikoida. Slackiin saa myös kätevästi ulkopuoliset tahot ilmaiseksi yhden kanavan Guest-käyttäjänä. Slack-botit helpottavat elämää huomattavasti.

Firman sisäisten sähköpostien lähettäminen on kiellettyä, ellei kyseessä ole asiakkaaseen tai projektiin viittaava isompi aineistopläjäys tai speksaus, jonka haluaa välittää toiselle. Tästä jatkokeskustelut pyritään kuitenkin käymään kasvotusten tai Slackissa ja kirjaamaan asiat Help Scoutiin tai Trelloon ylös. Slackissa laukalle lähtevät isommat linjaukset ja keskustelut käydään lähtökohtaisesti Twistissä.

Jokaiselle projektille luodaan oma Slack-kanava, jotta projektikohtaiset keskustelut pysyvät lapasessa.

Twist: Keskustelut isommista linjauksista, ideoista ja firman kehityksestä

Ne keskustelut, jotka lähtevät Slackissa lapasesta, kuuluvat Twistiin. Twistissä käydään keskustelua firman kehityksestä, uusista työkaluista ja käytänteistä, periaatteista ja kaikista muistakin mieleen tulevista asioista, joita jokainen pohtii kulissien takana.

Pipedrive: Myynti ja asiakasrekisteri

Pipedrive on kevyt CRM ja myyntisuppilo myynnin tukena. Pipedrive toimii myös asiakasrekisterinä, johon listataan kaikki asiakastiedot, ylläpitosopimusten tiedot ja muut asiakkuuteen liittyvät asiat. Pipedriveen menee suoraan yhteydenotot esimerkiksi verkkosivuston lomakkeen kautta.

Myynnin vaiheita on tasan kolme, 1. Liidi sisään, 2. Yhteydenotto tehty, 3. Tarjous jätetty, jonka jälkeen hävitty kauppa menee arkistoon ja voitettu kauppa siirtyy suoraan Trellon Projektit-boardiin, josta tiimi jatkaa määrittelyvaihetta tai työstöä.

Trello: Projektinhallinta ja edistyminen

Trello on käytössä siksi, että se on laiteriippumaton, selkeä ja helppokäyttöinen ja siellä projektien kokonaistilanne ja kokonaiskuva on nähtävissä yhdellä vilkaisulla. Trello on ikäänkuin projektien ”emoalus”, jonne linkitetään materiaalit muista palveluista. Trelloon lisätään jokainen projekti kortiksi liiditasolta lähtien ja jokainen dude on velvollinen raportoimaan projektin edistymisestä kommenttikenttään aina kun projektiin tulee oleellisia muutoksia. Käytännössä kokonaiset asiakkaan lähettämät oleelliset sähköpostit on hyvä copy-pastettaa Trello-kommenttiin.

Joka maanantaisen viikkopalaverin yhteydessä lisätään tarvittaessa Trello-projekteihin kommentit tilanteen ajan tasalla pitämiseksi. Trellossa on oltava tieto heillekin, jotka eivät ole olleet projektissa mukana tai eivät ole olleet läsnä yhteisissä tapaamisissa, tai joita tieto ei suoraan edes koske. Tärkeää on, että tieto on kaikille helposti saatavilla ilman että tarvitsee erikseen kysellä ympäriinsä.

Olisi hyvä, jos jokaisessa projektikortissa olisi myös kuvankaappaus etusivusta mukana; näin helpotetaan kaikkien nopeaa selaamista ja selkeytetään visuaalista näkymää. Kuvan puuttumisen ensimmäisenä huomannut lisää korttiin kansikuvan.

Favro: Yksittäisen projektin hallinta ja tehtävien pilkkominen

Favroa käytetään projektien yksittäisiin näkymiin, lohkoihin ja pieniin tehtäviin, jotka liittyvät kiinteästi projektin osa-alueeseen niin suunnittelussa kuin koodaamisessakin. Favro on valikoitunut projektityökaluksi, koska se on selkeä ja sallii sekä Sheet- että Kanban-näkymän käyttäjäkohtaisesti, johon Trello ei taivu. Trellon ”Projektit” board onkin ”emoalus”, jonne linkataan/integroidaan niin liidit, visut, tarjoukset kuin Favro-projektitkin.

Favrossa on ”Uusi projekti” -pohja, jota käytetään uudelle projektille. Tässä projektissa on esiasetetut mm. Suunnittelu, Moduulit, Saavutettavuus, Ennen julkaisua huomioitavaa, Julkaisun jälkeen ja Layout -tehtävät. Näiden statuksia ovat Työstöjonossa, Frontti työn alla, Bäkki työn alla, Odottaa materaalia, Odottaa fronttia, Odottaa bäkkiä, Testauksessa ja Valmis. Varsinaisten päätehtävien alle luodaan tarvittaessa alatehtävät kokonaiskuvan hahmottamiseksi ja työstön helpottamiseksi. Projektiin liittyvät tehtävät lisätään aina Favroon, ei Todoistiin.

Favrossa on myös projektien aikajanat näkyvillä. Aikajanoja päivitetään jokamaanantaisessa viikkopalaverissa omassa collectionissaan.

Favroon kutsutaan myös asiakas mukaan. Näin viestintä säilyy läpinäkyvänä asiakkaan suuntaan jopa tehtävätasolla. Asiakasta varten Favrossa on myös Kysymykset ja vastaukset -osio, johon asiakas voi jättää omia kommenttejaan.

Harvest: Projekteihin käytetyt tunnit, budjetointi

Harvest varmistaa, että projektiin käytetyt tunnit pysyvät aisoissa, eli myydyt tunnit tulee käytettyä oikein ja projektille jää katetta. Harvestissa pystyy seuraamaan myös aikataulun, hinnan ja kustannusten suhdetta toisiinsa. Harvestin kokonaistilanne vilkaistaan aina maanantaisin Trellon yhteydessä.

WakaTime: Koodin seuranta, koodiin käytetty aika

WakaTime on hyödyllinen työkalu koodiin käytetyn ajan seurantaan. WakaTime on valinnainen, koska työaikojen seurantaan on käytössä Harvest. WakaTimesta voikin luntata ajat, jos ne unohtuu merkata Harvestiin työstön aikana. Normaalin WakaTime-seurannan lisäksi (sublime-wakatime) käytössä mm. bash-wakatime Terminalin seurantaan, chrome-wakatime selaindebuggaamisen seurantaan.

Figma: Leiskat & taitto

Figmasta löytyy aina uusin versio leiskasta. Suunnittelija varmistaa, että valmiit pohjat ovat mahdollisimman varhaisessa vaiheessa näkyvillä ja että uusin versio on julkaistu, eikä killu työpöydällä.

Zeplin: Prototyypit

Mikäli suunnittelija käyttää Sketchiä XD:n sijasta, leiskat tuodaan Zepliniin prototyypeiksi devaajille. Assettien eli SVG-kuvakkeiden ja muiden leiskassa olevien kuvien ja elementtejen on oltava helposti ladattavissa.

Visual Studio Code: Koodaaminen

VSCodea käytetään ensisijaisesti ohjelmointityökaluna. Editori on hyvä, koska se on kokonainen IDE on helposti laajennettavissa plugineiden avulla. Esimerkkiasetukset löytyvät GitHubista: vscode-settings.

Sublime Text: Koodaaminen

Sublime Textiä on myös mahdollista käyttään ohjelmointityökaluna. Työkalua käytettiin aktiivisimmin Dudella vuodesta 2013 vuoteen 2019. Esimerkkiasetukset löytyvät GitHubista: sublime-settings (ei ajan tasalla, koska maintainer ronilaukkarinen on siirtynyt VSCoden käyttöön). Sublime Text on myös kätevin MarkdownEditing, Marked App Menu -pluginien ja Markdown syntaksilla varusteltuna puhtaaseen Markdown-muokkailuun, kuten tämän handbookin sisällön muokkaukseen.

G Suite: Menot, tiedostot, sähköposti

Googlen kalenteriin lisätään kaikki tapahtumat, jotka toisen duden tulisi tietää asiakaspalaveria sopiessa. Näitä voivat olla työhön liittyvien lisäksi myös omat tai perheen menot, jotka vaikuttavat työarkeen. Pidempiaikaisista menoista täytyy sopia tiimin kanssa vähintään kahta viikkoa aikaisemmin, mielellään vielä aikaisemmin, erityisesti projektien ollessa käynnissä.

Driveen tallennetaan kaikki yrityksen sekä projektien kannalta tärkeä materiaali. Tänne lisätään kaikki dokumentit ja tiedostot, jotka koskevat koko firmaa tai tiimejä. Tärkeää on huolehtia oikeasta kansiorakenteesta, jotta tiedot ovat helposti löydettävissä.

Logo White

Crisp: Myynti verkkosivujen puolella

Crisp toimii verkkosivuston livechat-palveluna, johon vastaa ensimmäinen paikallaolija niin nopeasti kuin mahdollista, pääosin toimistoaikoina. Crisp toimii myyntikanavana verkkosivuilla.

Help Scout: Tekninen tuki, asiakaspalvelu

Help Scout toimii Duden tukikanavana, jonne tulee kaikki apuva@dude.fi -sähköpostiosoitteeseen lähetetyt viestit. Uudet viestit näkyvät automaattisesti hoidettavina tiketteinä, joita kuka tahansa Duden tiimistä voi ottaa hoitaakseen. Mahdolliset tukiviestit edelleenlähetetään (Forward) omasta sähköpostista Help Scoutiin, jotta asiakas oppii käyttämään tukiasioihin asiakaspalvelurajapintaa (eli apuva@dude.fi -sähköpostia yhden ukon meilin sijaan).

Tiketteihin pyritään vastaamaan maksimissaan muutaman tunnin varoajalla, mielellään mahdollisimman pian. Asiakaspalvelusta lisää kohdassa 3.5.

GitHub: Laajemmat koodaamiseen liittyvät tehtävät

Duden tiimi käyttää GitHubia päivittäin. Koodimuutokset dokumentoidaan README.md-tiedostoon ja jokainen muutos kommitoidaan asiaankuuluvasti. Git-workflowsta lisää kohdassa Git & open source.

GitHub issueita avataan silloin kun kyseessä on laajempia ongelmia tai asioita, joita on syytä käydä läpi. Muissa tapauksissa tehtävät delegoidaan Todoistiin (alla).

logo

Todoist: Tehtävät

Dude käyttää Todoistia nopeisiin tehtäviin ja yhteistyöhön erityisesti niissä tilanteissa kun toisella on työskentely käynnissä eikä haluta häiritä tai keskeyttää asialla, jonka voi lisätä suoraan tehtävälistalle.

Todoistiin lisätään kertakäyttöiset hoidettavat asiat, joita voivat olla mitkä vain toimiston hoitamisesta aina muistutuksiin ja juokseviin asioihin. Ei ole niin pientä asiaa, jota voi lisätä Todoistin tehtävälistaan. Myös laskutusmuistutukset majailevat Todoistissa.

Todoistiin ei lisätä tehtäviä, jotka ovat osa isompaa projektia, vaan nämä asiat lisätään Favro-projektiin.

1Password: Salasanat, lisenssit, avaimet ja tunnukset

Kaikki salasanat, lisenssit, avaimet ja tunnukset tallennetaan yhteiselle 1Password-tilille. Näin kenenkään ei tarvitse olla jatkuvasti kyselemässä tunnuksia eri paikkoihin, eikä kukaan jää ilman tunnuksia jos toinen estyy. Tietoturva-asioista lisää kohdassa 3.6.