Työkalut & Workflow

Duden käytössä on tietyt fundamentaalit työkalut, joita jokainen Dude käyttää. Osa näistä on päätetty jo yrityksen perustamishetkellä. Näitä voivat olla mm. yhteydenottotavat, pikaviestinsovellukset tai kollaboraatiotyökalut.

backgroundLayer 1

Slack: Firman sisäinen kommunikaatio

Perinteisten face-2-face työkalujen lisäksi kommunikaatiotapana toimii ensisijaisesti Slack siitä syystä, että se on laiteriippumaton, moderni mutta irkkimäinen, helppokäyttöinen, reaaliaikainen ja monipuolinen tapa kommunikoida. Slackiin saa myös kätevästi ulkopuoliset tahot ilmaiseksi yhden kanavan Guest-käyttäjänä. Slack-botit helpottavat elämää huomattavasti.

Firman sisäisten sähköpostien lähettäminen on kiellettyä, ellei kyseessä ole asiakkaaseen tai projektiin viittaava isompi aineistopläjäys tai speksaus, jonka haluaa forwardata toiselle. Tästä jatkokeskustelut pyritään kuitenkin käymään kasvotusten tai Slackissa ja kirjaamaan asiat Grooveen tai Trelloon ylös.

Trello: Projektinhallinta ja edistyminen

Trello on käytössä siksi, että se on laiteriippumaton, selkeä ja helppokäyttöinen ja siellä projektien tiedot ja eteneminen on nähtävissä yhdellä vilkaisulla. Trelloon lisätään jokainen projekti liiditasolta lähtien ja jokainen dude on velvollinen raportoimaan projektin edistymisesta aina kun projektiin tulee oleellisia muutoksia.

Joka maanantaisen viikkopalaverin yhteydessä lisätään tarvittaessa Trello-projekteihin kommentit tilanteen ajan tasalla pitämiseksi. Trellossa on oltava tieto heillekin, jotka eivät ole olleet projektissa mukana tai eivät ole olleet läsnä yhteisissä tapaamisissa, tai joita tieto ei suoraan edes koske. Tärkeää on, että tieto on kaikille helposti saatavilla ilman että tarvitsee erikseen kysellä ympäriinsä.

Olisi hyvä, jos jokaisessa projektikortissa olisi myös kuvankaappaus mukana; näin helpotetaan kaikkien nopeaa selaamista ja selkeytetään visuaalista näkymää. Kuvan puuttumisen ensimmäisenä huomannut lisää korttiin kansikuvan.

logo_white

TeamWeek: Edistyminen, ajanhallinta

TeamWeek tuli tarpeeseen, kun huomattiin että Trellosta ei yhdellä vilkaisulla hahmota mitä on työstössä kenelläkin ja milloin. Tarvittiin simppeli aikajana, johon TeamWeek on täydellinen. TeamWeekistä näkee heti mihin asti vaikkapa koodarit ovat kiinni työssä ja miten uusia projekteja voidaan ottaa. Kuten Trello, myös TeamWeekiä päivitetään jatkuvasti ja tsekki pidetään kerran viikossa maanantaina.

Invision: Leiskat & taitto

Invision Appista löytyy aina uusin versio leiskasta. Graafkko varmistaa, että valmiit pohjat ovat mahdollisimman varhaisessa vaiheessa näkyvillä ja että uusin versio on tuotu Invisioniin, eikä killu Photoshopissa tai Dropboxissa.

G Suite: Tapaamiset, matkat ja esteet

Googlen kalenteriin lisätään kaikki tapahtumat, jotka toisen duden tulisi tietää asiakaspalaveria sopiessa. Näitä voivat olla työhön liittyvien lisäksi myös omat tai perheen menot, jotka vaikuttavat työarkeen.

Pidempiaikaisista menoista täytyy sopia tiimin kanssa vähintään kahta viikkoa aikaisemmin, mielellään vielä aikaisemmin, erityisesti projektien ollessa käynnissä.

Logo White

Crisp: Asiakaspalvelu

Crisp toimii verkkosivuston livechat-palveluna, johon vastaa ensimmäinen paikallaolija niin nopeasti kuin mahdollista, pääosin toimistoaikoina. Toimistoajan ulkopuolella chatohjelman ollessa auki on asiakaspalvelija velvollinen silti vastaamaan asap.

Groove: Tekninen tuki, tiketit, asiakaspalvelu

Groove toimii Duden tukikanavana, jonne tulee kaikki apuva@dude.fi -sähköpostiosoitteeseen lähetetyt viestit. Uudet viestit näkyvät automaattisesti hoidettavina tiketteinä, joita kuka tahansa Duden tiimistä voi ottaa hoitaakseen.

Grooveen lisätään aina uusi asiakas tiketin tullessa, jos tietoja ei löydy. Mahdolliset tukiviestit edelleenlähetetään (Forward) omasta sähköpostista Grooveen, jotta asiakas oppii käyttämään tukiasioihin Grooven asiakaspalvelurajapintaa (eli apuva@dude.fi -sähköpostia yhden ukon meilin sijaan).

Asiakkaan tietoihin on lisättävä asiakkaan naamakuva selkeyden vuoksi. Naamakuvan voi vaikka googlettaa, koska se näkyy ainoastaan Duden tiimille sisäisesti. Avatarin on oltava tunnistettava, sillä kuva on aika pieni.

Groove-tiketteihin pyritään vastaamaan maksimissaan muutaman tunnin varoajalla, mielellään mahdollisimman pian. Asiakaspalvelusta lisää kohdassa 3.5.

GitHub: Laajemmat koodaamiseen liittyvät tehtävät

Duden tiimi käyttää GitHubia päivittäin. Koodimuutokset dokumentoidaan README.md-tiedostoon ja jokainen muutos kommitoidaan asiaankuuluvasti. Git-workflowsta lisää kohdassa Git & open source.

GitHub issueita avataan silloin kun kyseessä on laajempia ongelmia tai asioita, joita on syytä käydä läpi. Muissa tapauksissa tehtävät delegoidaan Todoistiin (alla).

logo

Todoist: Tehtävät

Dude on sitoutunut käyttämään Todoistia nopeisiin tehtäviin ja yhteistyöhön erityisesti niissä tilanteissa kun toisella on työskentely käynnissä eikä haluta häiritä tai keskeyttää asialla, jonka voi lisätä suoraan tehtävälistalle.

Todoistiin lisätään kertakäyttöiset hoidettavat asiat, joita voivat olla mitkä vain toimiston hoitamisesta aina SVG-vektorigrafikan työstämiseen.

Todoistiin ei lisätä tehtäviä, jotka voi tehdä heti. Jos on kuitenkin kiirettä ja paljon prioriteettilistalla, myös pienenpienet asiat olisi suotavaa lisätä tehtävälistaan.

1Password: Salasanat, lisenssit, avaimet ja tunnukset

Kaikki salasanat, lisenssit, avaimet ja tunnukset tallennetaan yhteiselle 1Password-tilille. Näin kenenkään ei tarvitse olla jatkuvasti kyselemässä tunnuksia eri paikkoihin, eikä kukaan jää ilman tunnuksia jos toinen estyy. Tietoturva-asioista lisää kohdassa 3.6.

Dropbox: Yhteiset tiedostot ja dokumentit

Dropboxissa tärkeää on selkeä kansiorakenne. Yhteiseen Dude-kansioon lisätään kaikki dokumentit ja tiedostot, jotka koskevat koko firmaa. Tarjoukset-kansioon tarjoukset sekä niiden työstötiedostot, Asiaakkaat -kansioon materiaalit.

Viimeksi muokattu käyttäjän Roni Laukkarinen toimesta viestillä "TeamWeek-logon linkin tyylien korjaus", katso muutos a67f46e GitHubissa. Näytä versiohistoria.

14.1.2019 11:42:13 Muokattu käyttäjän Roni Laukkarinen toimesta viestillä "TeamWeek-logon linkin tyylien korjaus", katso muutos a67f46e GitHubissa.

14.1.2019 11:41:42 Muokattu käyttäjän Roni Laukkarinen toimesta viestillä "GitHub-logon linkin tyylien korjaus", katso muutos 9823fcd GitHubissa.

14.1.2019 11:41:20 Muokattu käyttäjän Roni Laukkarinen toimesta viestillä "1Passwordin tekstilogo", katso muutos 562b0fe GitHubissa.

14.1.2019 11:35:10 Muokattu käyttäjän Roni Laukkarinen toimesta viestillä "Järjestyksen korjaus", katso muutos 893416a GitHubissa.

14.1.2019 11:33:14 Muokattu käyttäjän Roni Laukkarinen toimesta viestillä "Lisää GitHub", katso muutos 1a10cf2 GitHubissa.

14.1.2019 11:23:31 Muokattu käyttäjän Roni Laukkarinen toimesta viestillä "Lisää TeamWeek", katso muutos 73d69b0 GitHubissa.

10.10.2017 11:38:19 Muokattu käyttäjän Roni toimesta viestillä "Syncing _pages/tyokalut-workflow.md from WordPress at https://handbook.dude.fi/wp (Dude Handbook) - wpghs", katso muutos be3895f GitHubissa.

11.8.2017 08:34:53 Muokattu käyttäjän Roni Laukkarinen toimesta viestillä "Lisäys asiakkaan avatar-naamakuvasta", katso muutos eb374b1 GitHubissa.

11.8.2017 08:32:01 Muokattu käyttäjän Roni Laukkarinen toimesta viestillä "Lisäys asiakkuudesta Groovessa", katso muutos 29c7a3e GitHubissa.

10.8.2017 07:45:18 Muokattu käyttäjän Roni toimesta viestillä "Syncing _pages/tyokalut-workflow.md from WordPress at https://handbook.dude.fi/wp (Dude Handbook) - wpghs", katso muutos b3d9485 GitHubissa.

7.8.2017 09:25:53 Muokattu käyttäjän Roni toimesta viestillä "Full export from WordPress at https://handbook.dude.fi/wp (Dude Handbook) - wpghs", katso muutos a0ac9b5 GitHubissa.

Tämä Handbook kertoo kuinka me teemme asioita Dudella, mutta saa ottaa koppia myös omaan toimintaan. Emme takaa että kaikki meidän jutut toimivat muilla samalla tavalla. Ole mitä olet! Kaikki on avointa GitHubissa: digitoimistodude/handbook