Työajan seuranta

Dudella on joustavat työajat, mutta työhön käytetty aika merkitään joko ajastamalla tehdessä tai manuaalisesti Clockifyhin. Clockify korvasi (2020 elo-2021 touko käytössä olleen) Harvestin kesällä 2021 pidemmän työkalujen kartoituksen tuloksena. Clockify voitti Harvestin sekä ominaisuuksissaan että hinnoittelussaan (ks. Harvest alternative -ländäri)

Työajan seurannan tarkoituksena ei ole seurata ”old schoolisti” työaikojen noudattamista kellokorttimeiningillä vaan enemmänkin tarkkailla kuinka hyvin projektit pysyvät budjetin asettamissa raameissa. Tällä vältetään ylilaadun syntymistä ja varmistetaan että liiketoiminta säilyy kannattavana.

Toteutuneiden työaikojen seuranta on Suomessa nykyään pakollista myös kuukausipalkkaisille työntekijöille sekä toimihenkilö- ja asiantuntijatyössä.

1.1.2020 uudistettu työaikalaki

Clockifyn projektihierarkia (esimerkki):

  • Asiakas Oy
    • Asiakasprojekti
      • Koodaus
      • Suunnittelu
      • Palaverit
    • Ylläpito
      • Asiakaspalvelu/selvittely
      • Pienkehitys
  • Digitoimisto Dude Oy
    • Firman tekninen kehitys
      • Sisäinen kehitys
      • Palvelimet
    • Juoksevat asiat ja yleinen muu työskentely
      • Yleinen säätö
      • Selvittely
      • Palaverit
      • Asiakaspalvelu
    • Liiketoiminnan kehitys
      • Talous
      • Markkinointi
      • Dokumentointi

Voit siis seurata myös ei-laskutettavia/projektien ulkopuolisia tunteja merkitsemällä aikasi Digitoimisto Dude Oy asiakkaan alle johonkin projektiin ja alatehtävään. Esimerkiksi tämän kirjoittaminen träkkäytyy Digitoimisto Dude Oy: Liiketoiminnan kehitys: Dokumentointi alle.

Ei-laskutettavien tai projektin ulkopuolisten tuntien seuraamista (esim. sisäinen kehitys tai markkinointitoimenpiteet) ei velvoiteta työntekijöiltä, mutta projektiin tai laskutettavaan työhön liittyvät tunnit on merkittävä Clockifyyn mahdollisimman reaaliajassa. Suosittelemme kuitenkin myös muidenkin kuin laskutettavien tuntien seurantaa yhdenmukaisuuden ja multitaskaamisen ehkäisemisen vuoksi. Rolle kirjoitti aiheesta blogiinsa rolle.design huhtikuussa 2021: The importance of tracking time in your personal productive workflow.

Uuden viikon pyörähtäessä käyntiin sinulla on aikaa tiistaiaamuun asti merkitä unohtuneet tunnit, tämän jälkeen historiassa olevat tunnit lukitaan automaattisesti.

Ohje käyttöön

Suositeltavin tapa on ladata Mac app, kirjoittaa kuvaustekstiin asia mitä on tekemässä ja painaa play-nappia. Valitse aina seurattavalle ajalle Project ja Task, kuvaus on myös suotavaa.

Jos aikaa tulee käytettyä muuhun, pysäytä seuranta, ruuvaa timestampit kohdilleen, aloita toinen seuranta.

Jos unohdit seurata aikaa, voit Auto Tracker -toiminnallisuuden kautta merkitä ”tehtyjä asioita” seurantajärjestelmään (valitse ajat, oikea click -> Merge Add);

Ylläpitoprojektit

Jokaiseen ylläpitoprojektiin kuuluu yleensä vähintään yksi tunti pienkehitystä/palvelua. Seuraamalla ylläpitoa omana projektinaan saadaan reaaliaikainen seuranta siitä kuinka paljon asiakkaalle on tehty ylläpitoa/asiakaspalvelua/pienkehitystä kuukauden aikana ja ylimenevä osuus voidaan tarvittaessa laskuttaa pienkehityksenä.

Ylläpitoprojektiin valitaan ”Budget resets every month”. Projektiin on aina olemassa ajantasainen pohja (template).

Tämä Handbook kertoo kuinka me teemme asioita Dudella, mutta saa ottaa koppia myös omaan toimintaan. Emme takaa että kaikki meidän jutut toimivat muilla samalla tavalla. Ole mitä olet! Kaikki on avointa GitHubissa: digitoimistodude/handbook