Työkalut

Keskeisimmät ydintyökalut.

Duden käytössä on tietyt fundamentaalit työkalut, joita jokainen Dude käyttää. Osa näistä on päätetty jo yrityksen perustamishetkellä. Näitä voivat olla mm. yhteydenottotavat, pikaviestinsovellukset tai kollaboraatiotyökalut.

Sisäinen kommunikaatio

Perinteisten face-2-face työkalujen lisäksi kommunikaatiotapana toimii ensisijaisesti Slack siitä syystä, että se on laiteriippumaton, moderni mutta irkkimäinen, helppokäyttöinen, reaaliaikainen ja monipuolinen tapa kommunikoida. Slackiin saa myös kätevästi ulkopuoliset tahot ilmaiseksi yhden kanavan Guest-käyttäjänä. Slack-botit helpottavat elämää huomattavasti.

Firman sisäisten sähköpostien lähettäminen on kiellettyä, ellei kyseessä ole asiakkaaseen tai projektiin viittaava isompi aineistopläjäys tai speksaus, jonka haluaa välittää toiselle. Tästä jatkokeskustelut pyritään kuitenkin käymään kasvotusten tai Slackissa ja kirjaamaan asiat Help Scoutiin tai Trelloon ylös.

Jokaiselle projektille luodaan oma Slack-kanava keikat-, jotta projektikohtaiset keskustelut pysyvät lapasessa.

Myynti ja asiakasrekisteri

Pipedrive on kevyt CRM ja myyntisuppilo myynnin tukena. Pipedriveen menee suoraan yhteydenotot esimerkiksi verkkosivuston lomakkeen kautta.

Myynnin vaiheita on tasan kolme, 1. Liidi sisään, 2. Yhteydenotto tehty, 3. Tarjous jätetty, jonka jälkeen hävitty kauppa menee arkistoon ja voitettu kauppa siirtyy suoraan Trellon Projektit-boardiin, josta tiimi jatkaa määrittelyvaihetta tai työstöä.

Projektinhallinnan kokonaiskuvan ja edistymisen seuraaminen

Trello on käytössä siksi, että se on laiteriippumaton, selkeä ja helppokäyttöinen ja siellä projektien kokonaistilanne ja kokonaiskuva on nähtävissä yhdellä vilkaisulla. Trello on ikäänkuin projektien ”emoalus”, jonne linkitetään materiaalit muista palveluista. Trelloon lisätään jokainen projekti kortiksi liiditasolta lähtien ja jokainen dude on velvollinen raportoimaan projektin edistymisestä kommenttikenttään aina kun projektiin tulee oleellisia muutoksia. Käytännössä kokonaiset asiakkaan lähettämät oleelliset sähköpostit on hyvä copy-pastettaa Trello-kommenttiin.

Joka maanantaisen viikkopalaverin yhteydessä lisätään tarvittaessa Trello-projekteihin kommentit tilanteen ajan tasalla pitämiseksi. Trellossa on oltava tieto heillekin, jotka eivät ole olleet projektissa mukana tai eivät ole olleet läsnä yhteisissä tapaamisissa, tai joita tieto ei suoraan edes koske. Tärkeää on, että tieto on kaikille helposti saatavilla ilman että tarvitsee erikseen kysellä ympäriinsä.

Olisi hyvä, jos jokaisessa projektikortissa olisi myös kuvankaappaus etusivusta mukana; näin helpotetaan kaikkien nopeaa selaamista ja selkeytetään visuaalista näkymää. Kuvan puuttumisen ensimmäisenä huomannut lisää korttiin kansikuvan.

Projektin hallinta ja tehtävien pilkkominen

Height on valikoitunut projektityökaluksi, koska se on selkeä ja sallii sekä Sheet- että Kanban-näkymän, johon Trello ei taivu. Trellon ”Projektit” board onkin ”emoalus”, jonne linkataan/integroidaan niin liidit, visut, tarjoukset kuin Height-projektitkin.

Heightissä on pohja, jota käytetään uudelle projektille. Varsinaisten päätehtävien alle luodaan tarvittaessa alatehtävät kokonaiskuvan hahmottamiseksi ja työstön helpottamiseksi. Projektiin liittyvät tehtävät lisätään aina Heightiinn.

Heightiin kutsutaan myös asiakas mukaan, erilliseen projektiin johon jaetaan sisäisen projektin isoimmat kokonaisuudet. Näin viestintä säilyy läpinäkyvänä asiakkaan suuntaan jopa tehtävätasolla.

Työajan seuranta

Timely varmistaa, että projektiin käytetyt tunnit pysyvät aisoissa, eli myydyt tunnit tulee käytettyä oikein ja projektille jää katetta. Timely täyttää Dudella myös lain vaatiman työajan seurannan pykälät. Timelyssä pystyy seuraamaan myös aikataulun, hinnan ja kustannusten suhdetta toisiinsa. Katso myös Työajan seuranta.

Suunnittelu

Figmasta löytyy aina uusin versio leiskasta. Suunnittelija varmistaa, että valmiit pohjat ovat mahdollisimman varhaisessa vaiheessa näkyvillä ja että uusin versio on julkaistu, eikä killu työpöydällä.

Sähköposti ja kalenterit

Googlen kalenteriin lisätään kaikki tapahtumat, jotka toisen duden tulisi tietää asiakaspalaveria sopiessa. Näitä voivat olla työhön liittyvien lisäksi myös omat tai perheen menot, jotka vaikuttavat työarkeen. Pidempiaikaisista menoista täytyy sopia tiimin kanssa vähintään kahta viikkoa aikaisemmin, mielellään vielä aikaisemmin, erityisesti projektien ollessa käynnissä.

Driveen tallennetaan kaikki yrityksen sekä projektien kannalta tärkeä materiaali. Tänne lisätään kaikki dokumentit ja tiedostot, jotka koskevat koko firmaa tai tiimejä. Tärkeää on huolehtia oikeasta kansiorakenteesta, jotta tiedot ovat helposti löydettävissä.

Asiakaspalvelu ja tekninen tuki

Help Scout toimii Duden tukikanavana, jonne tulee kaikki tuki@dude.fi -sähköpostiosoitteeseen lähetetyt viestit. Uudet viestit näkyvät automaattisesti hoidettavina tiketteinä, joita kuka tahansa Duden tiimistä voi ottaa hoitaakseen. Mahdolliset tukiviestit edelleenlähetetään (Forward) omasta sähköpostista Help Scoutin osoitteeseen tuki@dude.fi, jotta asiakas oppii käyttämään tukiasioihin asiakaspalvelurajapintaa.

Versionhallinta ja lähdekoodi

Duden kehitystiimi käyttää GitHubia päivittäin. Koodimuutokset dokumentoidaan README.md-tiedostoon, GitBookiin ja jokainen muutos kommitoidaan asiaankuuluvasti.

GitHub-issueita avataan silloin kun kyseessä on laajempia ongelmia tai asioita, joita on syytä käydä läpi.

Salasanat, lisenssit, avaimet ja tunnukset

Kaikki salasanat, lisenssit, avaimet ja tunnukset tallennetaan yhteiselle 1Password-tilille. Näin kenenkään ei tarvitse olla jatkuvasti kyselemässä tunnuksia eri paikkoihin, eikä kukaan jää ilman tunnuksia jos toinen estyy. Tietoturva-asioista lisää kohdassa 3.6.

PreviousHenkilökuntaedut NextKehittäjälle

Last updated 11 months ago

Was this helpful?