Työkalut
Keskeisimmät ydintyökalut.
Duden käytössä on tietyt fundamentaalit työkalut, joita jokainen Dude käyttää. Osa näistä on päätetty jo yrityksen perustamishetkellä. Näitä voivat olla mm. yhteydenottotavat, pikaviestinsovellukset tai kollaboraatiotyökalut.

Sisäinen kommunikaatio

Slack is where the future works
Slack
Perinteisten face-2-face työkalujen lisäksi kommunikaatiotapana toimii ensisijaisesti Slack siitä syystä, että se on laiteriippumaton, moderni mutta irkkimäinen, helppokäyttöinen, reaaliaikainen ja monipuolinen tapa kommunikoida. Slackiin saa myös kätevästi ulkopuoliset tahot ilmaiseksi yhden kanavan Guest-käyttäjänä. Slack-botit helpottavat elämää huomattavasti.
Firman sisäisten sähköpostien lähettäminen on kiellettyä, ellei kyseessä ole asiakkaaseen tai projektiin viittaava isompi aineistopläjäys tai speksaus, jonka haluaa välittää toiselle. Tästä jatkokeskustelut pyritään kuitenkin käymään kasvotusten tai Slackissa ja kirjaamaan asiat Help Scoutiin tai Trelloon ylös. Slackissa laukalle lähtevät isommat linjaukset ja keskustelut käydään lähtökohtaisesti Twistissä.
Jokaiselle projektille luodaan oma Slack-kanava, jotta projektikohtaiset keskustelut pysyvät lapasessa.

Keskustelut isommista linjauksista, ideoista ja firman kehityksestä

Twist: Async messaging for the flexible future of work
Twist
Ne keskustelut, jotka lähtevät Slackissa lapasesta, kuuluvat Twistiin. Twistissä käydään keskustelua firman kehityksestä, uusista työkaluista ja käytänteistä, periaatteista ja kaikista muistakin mieleen tulevista asioista, joita jokainen pohtii kulissien takana.

Myynti ja asiakasrekisteri

Sales CRM & Pipeline Management Software
Pipedrive
Pipedrive on kevyt CRM ja myyntisuppilo myynnin tukena. Pipedrive toimii myös asiakasrekisterinä, johon listataan kaikki asiakastiedot, ylläpitosopimusten tiedot ja muut asiakkuuteen liittyvät asiat. Pipedriveen menee suoraan yhteydenotot esimerkiksi verkkosivuston lomakkeen kautta.
Myynnin vaiheita on tasan kolme, 1. Liidi sisään, 2. Yhteydenotto tehty, 3. Tarjous jätetty, jonka jälkeen hävitty kauppa menee arkistoon ja voitettu kauppa siirtyy suoraan Trellon Projektit-boardiin, josta tiimi jatkaa määrittelyvaihetta tai työstöä.

Projektinhallinnan kokonaiskuvan ja edistymisen seuraaminen

Trello
trello
Trello on käytössä siksi, että se on laiteriippumaton, selkeä ja helppokäyttöinen ja siellä projektien kokonaistilanne ja kokonaiskuva on nähtävissä yhdellä vilkaisulla. Trello on ikäänkuin projektien ”emoalus”, jonne linkitetään materiaalit muista palveluista. Trelloon lisätään jokainen projekti kortiksi liiditasolta lähtien ja jokainen dude on velvollinen raportoimaan projektin edistymisestä kommenttikenttään aina kun projektiin tulee oleellisia muutoksia. Käytännössä kokonaiset asiakkaan lähettämät oleelliset sähköpostit on hyvä copy-pastettaa Trello-kommenttiin.
Joka maanantaisen viikkopalaverin yhteydessä lisätään tarvittaessa Trello-projekteihin kommentit tilanteen ajan tasalla pitämiseksi. Trellossa on oltava tieto heillekin, jotka eivät ole olleet projektissa mukana tai eivät ole olleet läsnä yhteisissä tapaamisissa, tai joita tieto ei suoraan edes koske. Tärkeää on, että tieto on kaikille helposti saatavilla ilman että tarvitsee erikseen kysellä ympäriinsä.
Olisi hyvä, jos jokaisessa projektikortissa olisi myös kuvankaappaus etusivusta mukana; näin helpotetaan kaikkien nopeaa selaamista ja selkeytetään visuaalista näkymää. Kuvan puuttumisen ensimmäisenä huomannut lisää korttiin kansikuvan.

Projektin hallinta ja tehtävien pilkkominen

Favro | The Agile Collaborative Planning App for SaaS & Games
Favroa käytetään projektien yksittäisiin näkymiin, lohkoihin ja pieniin tehtäviin, jotka liittyvät kiinteästi projektin osa-alueeseen niin suunnittelussa kuin koodaamisessakin. Favro on valikoitunut projektityökaluksi, koska se on selkeä ja sallii sekä Sheet- että Kanban-näkymän käyttäjäkohtaisesti, johon Trello ei taivu. Trellon ”Projektit” board onkin ”emoalus”, jonne linkataan/integroidaan niin liidit, visut, tarjoukset kuin Favro-projektitkin.
Favrossa on ”Uusi projekti” -pohja, jota käytetään uudelle projektille. Tässä projektissa on esiasetetut mm. Suunnittelu, Moduulit, Saavutettavuus, Ennen julkaisua huomioitavaa, Julkaisun jälkeen ja Layout -tehtävät. Näiden statuksia ovat Työstöjonossa, Frontti työn alla, Bäkki työn alla, Odottaa materaalia, Odottaa fronttia, Odottaa bäkkiä, Testauksessa ja Valmis. Varsinaisten päätehtävien alle luodaan tarvittaessa alatehtävät kokonaiskuvan hahmottamiseksi ja työstön helpottamiseksi. Projektiin liittyvät tehtävät lisätään aina Favroon, ei Todoistiin.
Favrossa on myös projektien aikajanat näkyvillä. Aikajanoja päivitetään jokamaanantaisessa viikkopalaverissa omassa collectionissaan.
Favroon kutsutaan myös asiakas mukaan. Näin viestintä säilyy läpinäkyvänä asiakkaan suuntaan jopa tehtävätasolla. Asiakasta varten Favrossa on myös Kysymykset ja vastaukset -osio, johon asiakas voi jättää omia kommenttejaan.

Projekteihin käytetyt tunnit

Clockify - 100% Free Time Tracking Software
Clockify
Clockify varmistaa, että projektiin käytetyt tunnit pysyvät aisoissa, eli myydyt tunnit tulee käytettyä oikein ja projektille jää katetta. Clockifyssa pystyy seuraamaan myös aikataulun, hinnan ja kustannusten suhdetta toisiinsa. Clockifyn kokonaistilanne vilkaistaan tarvittaessa maanantaisin Trellon yhteydessä. Katso myös Työajan seuranta.

Koodaamiseen käytetty aika

WakaTime - Dashboards for developers
WakaTime
WakaTime on hyödyllinen työkalu koodiin käytetyn ajan seurantaan. WakaTime on valinnainen, koska työaikojen seurantaan on käytössä Harvest. WakaTimesta voikin luntata ajat, jos ne unohtuu merkata Harvestiin työstön aikana. Normaalin WakaTime-seurannan lisäksi (sublime-wakatime) käytössä mm. bash-wakatime Terminalin seurantaan, chrome-wakatime selaindebuggaamisen seurantaan.

Suunnittelu

Figma: the collaborative interface design tool.
Figma
Figmasta löytyy aina uusin versio leiskasta. Suunnittelija varmistaa, että valmiit pohjat ovat mahdollisimman varhaisessa vaiheessa näkyvillä ja että uusin versio on julkaistu, eikä killu työpöydällä.

Sähköposti ja kalenterit

Google Workspace | Business Apps & Collaboration Tools
Googlen kalenteriin lisätään kaikki tapahtumat, jotka toisen duden tulisi tietää asiakaspalaveria sopiessa. Näitä voivat olla työhön liittyvien lisäksi myös omat tai perheen menot, jotka vaikuttavat työarkeen. Pidempiaikaisista menoista täytyy sopia tiimin kanssa vähintään kahta viikkoa aikaisemmin, mielellään vielä aikaisemmin, erityisesti projektien ollessa käynnissä.
Driveen tallennetaan kaikki yrityksen sekä projektien kannalta tärkeä materiaali. Tänne lisätään kaikki dokumentit ja tiedostot, jotka koskevat koko firmaa tai tiimejä. Tärkeää on huolehtia oikeasta kansiorakenteesta, jotta tiedot ovat helposti löydettävissä.

Chat verkkosivuilla

#1 Messaging Platform For Startups & SMB's - Crisp
Crisp toimii verkkosivuston livechat-palveluna, johon vastaa ensimmäinen paikallaolija niin nopeasti kuin mahdollista, pääosin toimistoaikoina. Crisp toimii myyntikanavana verkkosivuilla.

Asiakaspalvelu ja tekninen tuki

Help Scout | Simple Customer Service Software and Education - Help Scout
helpscout
Help Scout toimii Duden tukikanavana, jonne tulee kaikki [email protected] -sähköpostiosoitteeseen lähetetyt viestit. Uudet viestit näkyvät automaattisesti hoidettavina tiketteinä, joita kuka tahansa Duden tiimistä voi ottaa hoitaakseen. Mahdolliset tukiviestit edelleenlähetetään (Forward) omasta sähköpostista Help Scoutiin, jotta asiakas oppii käyttämään tukiasioihin asiakaspalvelurajapintaa (eli [email protected] -sähköpostia yhden ukon meilin sijaan).
Tiketteihin pyritään vastaamaan maksimissaan muutaman tunnin varoajalla, mielellään mahdollisimman pian. Asiakaspalvelusta lisää kohdassa 3.5.

Versionhallinta ja lähdekoodi

GitHub: Where the world builds software
GitHub
Duden tiimi käyttää GitHubia päivittäin. Koodimuutokset dokumentoidaan README.md-tiedostoon ja jokainen muutos kommitoidaan asiaankuuluvasti.
GitHub issueita avataan silloin kun kyseessä on laajempia ongelmia tai asioita, joita on syytä käydä läpi. Muissa tapauksissa tehtävät delegoidaan Todoistiin (alla).

Salasanat, lisenssit, avaimet ja tunnukset

Password Manager for Families, Businesses, Teams | 1Password
1Password
Kaikki salasanat, lisenssit, avaimet ja tunnukset tallennetaan yhteiselle 1Password-tilille. Näin kenenkään ei tarvitse olla jatkuvasti kyselemässä tunnuksia eri paikkoihin, eikä kukaan jää ilman tunnuksia jos toinen estyy. Tietoturva-asioista lisää kohdassa 3.6.