# Työkalut

Duden käytössä on tietyt fundamentaalit työkalut, joita jokainen Dude käyttää. Osa näistä on päätetty jo yrityksen perustamishetkellä. Näitä voivat olla mm. yhteydenottotavat, pikaviestinsovellukset tai kollaboraatiotyökalut.

### Sisäinen kommunikaatio

{% embed url="<https://slack.com>" %}

Perinteisten face-2-face työkalujen lisäksi kommunikaatiotapana toimii ensisijaisesti [Slack](https://www.slack.com/) siitä syystä, että se on laiteriippumaton, moderni mutta *irkkimäinen*, helppokäyttöinen, reaaliaikainen ja monipuolinen tapa kommunikoida. Slackiin saa myös kätevästi ulkopuoliset tahot ilmaiseksi yhden kanavan Guest-käyttäjänä. Slack-botit helpottavat elämää huomattavasti.

Firman sisäisten sähköpostien lähettäminen on **kiellettyä**, ellei kyseessä ole asiakkaaseen tai projektiin viittaava isompi aineistopläjäys tai speksaus, jonka haluaa välittää toiselle. Tästä jatkokeskustelut pyritään kuitenkin käymään kasvotusten tai Slackissa ja kirjaamaan asiat [Help Scoutiin](https://www.helpscout.com/) tai [Trelloon](https://trello.com/) ylös.

Jokaiselle projektille luodaan oma Slack-kanava *keikat-*, jotta projektikohtaiset keskustelut pysyvät lapasessa.

### Myynti ja asiakasrekisteri

{% embed url="<https://www.pipedrive.com/?reset>" %}

Pipedrive on kevyt CRM ja myyntisuppilo myynnin tukena. Pipedriveen menee suoraan yhteydenotot esimerkiksi [verkkosivuston lomakkeen](https://www.dude.fi/yhteystiedot) kautta.

Myynnin vaiheita on tasan kolme, **1. Liidi sisään**, **2. Yhteydenotto tehty**, **3. Tarjous jätetty**, jonka jälkeen hävitty kauppa menee arkistoon ja voitettu kauppa siirtyy suoraan Trellon Projektit-boardiin, josta tiimi jatkaa määrittelyvaihetta tai työstöä.

### Projektinhallinnan kokonaiskuvan ja edistymisen seuraaminen

{% embed url="<https://trello.com>" %}

Trello on käytössä siksi, että se on laiteriippumaton, selkeä ja helppokäyttöinen ja siellä projektien kokonaistilanne ja kokonaiskuva on nähtävissä yhdellä vilkaisulla. Trello on ikäänkuin projektien ”emoalus”, jonne linkitetään materiaalit muista palveluista. [Trelloon](https://www.trello.com/) lisätään jokainen projekti kortiksi liiditasolta lähtien ja jokainen dude on **velvollinen raportoimaan projektin edistymisestä** kommenttikenttään aina kun projektiin tulee oleellisia muutoksia. Käytännössä kokonaiset asiakkaan lähettämät oleelliset sähköpostit on hyvä copy-pastettaa Trello-kommenttiin.

Joka maanantaisen viikkopalaverin yhteydessä lisätään tarvittaessa Trello-projekteihin kommentit tilanteen ajan tasalla pitämiseksi. Trellossa on oltava tieto heillekin, jotka eivät ole olleet projektissa mukana tai eivät ole olleet läsnä yhteisissä tapaamisissa, tai joita tieto ei suoraan edes koske. Tärkeää on, että tieto on kaikille helposti saatavilla ilman että tarvitsee erikseen kysellä ympäriinsä.

Olisi hyvä, jos jokaisessa projektikortissa olisi myös kuvankaappaus etusivusta mukana; näin helpotetaan kaikkien nopeaa selaamista ja selkeytetään visuaalista näkymää. Kuvan puuttumisen ensimmäisenä huomannut lisää korttiin kansikuvan.

### Projektin hallinta ja tehtävien pilkkominen

{% embed url="<https://height.app/product>" %}

Height on valikoitunut projektityökaluksi, koska se on selkeä ja sallii sekä Sheet- että Kanban-näkymän, johon Trello ei taivu. Trellon ”Projektit” board onkin ”emoalus”, jonne linkataan/integroidaan niin liidit, visut, tarjoukset kuin Height-projektitkin.

Heightissä on pohja, jota käytetään uudelle projektille. Varsinaisten päätehtävien alle luodaan tarvittaessa alatehtävät kokonaiskuvan hahmottamiseksi ja työstön helpottamiseksi. Projektiin liittyvät tehtävät lisätään aina Heightiinn.

Heightiin kutsutaan myös asiakas mukaan, erilliseen projektiin johon jaetaan sisäisen projektin isoimmat kokonaisuudet. Näin viestintä säilyy läpinäkyvänä asiakkaan suuntaan jopa tehtävätasolla.

### Työajan seuranta

{% embed url="<https://timelyapp.com/>" %}

Timely varmistaa, että projektiin käytetyt tunnit pysyvät aisoissa, eli myydyt tunnit tulee käytettyä oikein ja projektille jää katetta. Timely täyttää Dudella myös lain vaatiman työajan seurannan pykälät. Timelyssä pystyy seuraamaan myös aikataulun, hinnan ja kustannusten suhdetta toisiinsa. Katso myös [Työajan seuranta](https://handbook.dude.fi/tyoskenteleminen-dudella/tyoajat/tyoajan-seuranta).

### Suunnittelu

{% embed url="<https://figma.com>" %}

Figmasta löytyy aina uusin versio leiskasta. Suunnittelija varmistaa, että valmiit pohjat ovat mahdollisimman varhaisessa vaiheessa näkyvillä ja että uusin versio on julkaistu, eikä killu työpöydällä.

### Sähköposti ja kalenterit

{% embed url="<https://workspace.google.com>" %}

Googlen kalenteriin lisätään kaikki tapahtumat, jotka toisen duden tulisi tietää asiakaspalaveria sopiessa. Näitä voivat olla työhön liittyvien lisäksi myös omat tai perheen menot, jotka vaikuttavat työarkeen. Pidempiaikaisista menoista täytyy sopia tiimin kanssa vähintään kahta viikkoa aikaisemmin, mielellään vielä aikaisemmin, erityisesti projektien ollessa käynnissä.

Driveen tallennetaan kaikki yrityksen sekä projektien kannalta tärkeä materiaali. Tänne lisätään kaikki dokumentit ja tiedostot, jotka koskevat koko firmaa tai tiimejä. Tärkeää on huolehtia oikeasta kansiorakenteesta, jotta tiedot ovat helposti löydettävissä.

### Asiakaspalvelu ja tekninen tuki

{% embed url="<https://www.helpscout.com>" %}

Help Scout toimii Duden tukikanavana, jonne tulee kaikki <tuki@dude.fi> -sähköpostiosoitteeseen lähetetyt viestit. Uudet viestit näkyvät automaattisesti hoidettavina tiketteinä, joita kuka tahansa Duden tiimistä voi ottaa hoitaakseen. Mahdolliset tukiviestit edelleenlähetetään (Forward) omasta sähköpostista Help Scoutin osoitteeseen <tuki@dude.fi>, jotta asiakas oppii käyttämään tukiasioihin asiakaspalvelurajapintaa.

### Versionhallinta ja lähdekoodi

{% embed url="<https://github.com>" %}

Duden kehitystiimi käyttää [GitHubia](https://github.com/digitoimistodude) päivittäin. Koodimuutokset dokumentoidaan README.md-tiedostoon, GitBookiin ja jokainen muutos kommitoidaan asiaankuuluvasti.

GitHub-issueita avataan silloin kun kyseessä on laajempia ongelmia tai asioita, joita on syytä käydä läpi.

### Salasanat, lisenssit, avaimet ja tunnukset

{% embed url="<https://1password.com>" %}

Kaikki salasanat, lisenssit, avaimet ja tunnukset tallennetaan yhteiselle [1Password](https://www.1password.com/)-tilille. Näin kenenkään ei tarvitse olla jatkuvasti kyselemässä tunnuksia eri paikkoihin, eikä kukaan jää ilman tunnuksia jos toinen estyy. Tietoturva-asioista lisää kohdassa 3.6.


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://handbook.dude.fi/tyoskenteleminen-dudella/tyokalut.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.